Библиотека управления

Бизнес без офиса

Михаил РыбаковБизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог

Думаю, каждого бизнесмена волнует тема снижения постоянных издержек. Содержание офиса — заметная статья затрат для большинства компаний. О том, как обойтись без него, мы сегодня и поговорим. Также мы затронем вопрос организации малого/домашнего офиса (SOHO: small office/home office), что с каждым днем все более актуально, причем не только для мелкого бизнеса.

В силу специфики работы консультанта и тренера, мы также большую часть времени работаем вне офиса (у клиента, в дороге, дома), поэтому в основе этой статьи — во многом и наш опыт.

Итак, для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций:

  • Рабочие места для руководителей и сотрудников
  • Место, способ и средство коммуникации. Как следствие — интеграция персонала, ведь именно офис для большинства сотрудников ассоциируется с организацией
  • Способ контроля работы персонала
  • Представительские функции
  • Место официальной регистрации компании: юридический адрес

В то же время офис имеет и ряд минусов:

  • Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах
  • В крупных городах — огромные потери времени. Например, в Москве дорога до него может занимать до 3 и более часов, особенно на машине
  • Демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис создает ощущение рутины, скуки, принудиловки.

Как же быть? Всем ли и всегда ли нужен офис? Здесь нет единственно правильного решения. Однако есть ряд соображений, которые вы можете попробовать примерить на себя, и, возможно, оптимизировать свой бизнес.

С точки зрения ТРИЗ («Теория решения изобретательских задач» — наука об изобретательстве, активно применяющаяся и в бизнесе: www.triz-chance.ru, www.triz-ri.ru, www.ariz.ru), идеальный объект — тот, которого нет, но функции его выполняются. Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем реализовать функции офиса без него.

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и структуры MLM. Во-вторых, даже в крупной компании можно выделить категории персонала, которые могут, хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в «полях» консультанты и тренеры.

Также вы можете ввести возможность (частично) работать вне офиса в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно, а вам — экономия на его рабочем месте.

Замечу, что многие идеи, изложенные в этой статье, применимы не только к сотрудникам, работающим вне офиса, но и к руководителям небольших компаний, которые хотят удаленно контролировать свой офис.

Здесь есть несколько но:

  • Функционал должен допускать такой режим работы
  • Человек должен быть достаточно опытным и лояльным компании
  • Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать»
  • Необходимо наладить эффективную коммуникацию и систему контроля, о чем мы поговорим ниже
  • При необходимости сотрудник должен быть обеспечен необходимыми техническими средствами.

Место, способ и средство коммуникации. Интеграция персонала

Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их число реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства как телефоны, ICQ, Skype (аудио-видео связь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN) и т.д., которые позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения. Например, у себя мы недавно ввели обязательные регулярные аудио- и видеоконференции. Замечу, что в Skype это совершенно бесплатно. В последнее время стало особенно удобно применять все эти средства (Интернет есть почти везде, например, через WiFi), и с каждым днем это становится все проще.

И еще один важный аспект. Для компании очень важен входящий телефонный номер, который она указывает в рекламе и на который звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных организаций физический переезд означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников все основного офиса.

Сейчас множество компаний (например, https://www.mangotele.com/) предоставляют «виртуальный телефонный номер», а дальше вы задаете, на какие телефонные номера (в том числе и мобильные) переключать звонки. Если первый занят или не отвечает заданное время, система переводит на второй, и так далее, возможен перебор номеров по кругу. Кстати, номер получается многоканальный. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т.п., а также все это мгновенно перенастраивать через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников. Можно принимать факсы. Есть система детальной статистики по всем звонкам, и т.п.

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса, зависит от должности:

  • Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, то фирма не обязана его оплачивать
  • Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: и контакты, и документы, и все остальное. Фактически, это и есть его рабочее место
  • Карманный компьютер (КПК, PDA): очень полезная вещь для мобильного персонала. Казалось бы — зачем? Ведь есть ноутбук. Однако у КПК есть ряд ценнейших функций и свойств:
    • Он маленький, им можно пользоваться в транспорте и т.д.
    • Во многих случаях он полностью заменяет ноутбук: база контактов, ежедневник, Интернет, почта, Word, Excel, PowerPoint — и все это синхронизируется с компьютером
    • Можно использовать его как диктофон
    • Можно читать книги и другие материалы, смотреть учебные фильмы, использовать словари
    • И многое-многое другое. Я уже пару лет не представляю своей работы без своего «маленького секретаря».
  • Иногда — диктофон, фотоаппарат, мультимедийный проектор и прочее, но это надо далеко не всем.

Способ контроля работы персонала

Вполне реально наладить эффективную систему дистанционного контроля. Во-первых, создать систему мотивации, которая нацеливает сотрудника на результат.

Во-вторых, создать систему регулярной отчетности, из которой Вы понимаете, как работает сотрудник.

В-третьих, использовать все вышеописанные средства связи.

Представительские функции

То есть место, где вы встречаете своих клиентов и партнеров. Здесь все зависит от деятельности компании, и данные соображения применимы не везде. Однако, по нашему опыту, встречи на территории клиента или в ресторанах и кафе проходят эффективнее. Более того, клиенту приятно, что компания идет ему на встречу и ее представитель готов приехать к нему в офис: опять же в крупных городах это экономия времени клиента. Часто это хорошая стартовая точка для долгого сотрудничества.

Место официальной регистрации компании

С юридическим адресом сейчас все строже. Все чаще налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Так что, похоже, хотя бы маленький офис все же нужен, если вы работаете официально.